Qu’est-ce qu’un formulaire de bon de travail?
Aujourd’hui, la plupart des entreprises s’appuient largement sur les bons de travail pour gérer leurs projets. Ces documents contiennent des informations telles que le nom du projet, sa description, la date limite, les ressources impliquées, le budget, etc. Ils peuvent être créés manuellement ou à l’aide de modèles.
Les bons de travail sont des outils essentiels pour suivre le progrès des projets, contrôler les coûts et communiquer entre les membres de l’équipe. Ils constituent également une documentation importante pour les références futures. Vous trouverez ci-dessous un guide détaillé de tout ce que vous devez savoir sur les bons de travail et les modèles de bons de travail.
Qu’est-ce qu’un bon de travail?
Un formulaire de bon de travail est un document reçu de la part de clients externes qui décrit le travail à effectuer et/ou les produits à acheter ou à fabriquer.
Ce type de formulaire est souvent utilisé comme une facture lorsqu’on traite avec des clients externes. Les bons de travail se présentent sous de nombreux formats et types. En plus de demander des informations spécifiques sur ce qui doit être fait, les bons de travail peuvent inclure des instructions sur la façon d’accomplir les tâches, y compris les étapes à suivre et les matériaux nécessaires.
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Types de modèles de bons de travail
Vous trouverez ci-dessous quelques-uns des modèles de bon de travail les plus communs:
- Bon de travail général: Un bon de travail général couvre une activité qui ne peut être classée dans aucun autre type de bon de travail. Par exemple, si quelqu’un devait installer un nouvel équipement dans une usine de fabrication, il ne pourrait pas le classer dans la catégorie des travaux de maintenance préventive, d’inspection, d’urgence, etc. Par conséquent, il relèverait de la catégorie des bons de travail généraux.
- Bon de travail d’entretien préventif: Un bon de travail de maintenance préventive est un ordre émis par la direction pour affecter des ressources à des activités de maintenance préventive programmées.
- Bon de travail d’inspection: Un bon de travail d’inspection est un document utilisé pour identifier les problèmes potentiels d’un bien, comme les machines, les équipements, les véhicules, les bâtiments ou tout autre type d’installation. Il est généralement émis après qu’une évaluation du bien a révélé des signes de dommages ou d’usure. Les techniciens de maintenance effectuent souvent des inspections lors de visites prévues pour s’assurer que tout fonctionne correctement.
- Bon de travail d’urgence: Un bon de travail d’urgence est émis lorsqu’un bien tombe en panne. Cela nécessite une action immédiate de l’équipe de maintenance. Ils sont également appelés bons de travail de maintenance réactive et ont un niveau de priorité élevé.
- Bon de travail de maintenance corrective: La maintenance corrective diffère de la maintenance d’urgence. Un bon de travail de maintenance corrective peut être émis chaque fois qu’un technicien diagnostique un problème de maintenance, un souci ou un risque potentiel. Le problème fait l’objet d’un billet de service avant de devenir une urgence.
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Pourquoi est-il important d’utiliser des formulaires de bon de travail?
Un formulaire de bon de travail vous aide à organiser toutes les informations relatives à votre projet en un seul endroit. Il peut être extrêmement utile si plusieurs sous-traitants travaillent sur votre projet. Ainsi, ils n’ont pas à perdre de temps à chercher dans les courriels ou les feuilles de calcul pour savoir qui fait quoi. Vous trouverez ci-dessous quelques-unes des raisons pour lesquelles les formulaires de bon de travail sont importants.
Cohérence
Le département de maintenance peut utiliser des modèles pour assurer la cohérence des demandes et des projets. Par exemple, vous pourriez vouloir suivre le nombre de pièces nécessaires pour chaque projet, les matériaux requis et les outils nécessaires. De cette façon, vous savez exactement ce qui doit être fait la prochaine fois. Vous pouvez même configurer des tâches récurrentes en fonction d’un calendrier.
Responsabilité
Si vous voulez vous assurer que votre service de maintenance fait ce qu’il doit faire, un système de bons de travail en ligne est la solution idéale. Après tout, en permettant aux responsables de la maintenance d’accéder à l’état des bons de travail, vous leur permettez de suivre l’avancement des travaux et de s’assurer que le travail est effectué correctement. Une solution logicielle de gestion des bons de travail vous permet de personnaliser les informations affichées pour répondre à vos besoins spécifiques. Ainsi, vous pouvez tout suivre, du type d’équipement à entretenir à l’endroit où le travail a lieu.
Efficacité
Les formulaires de bon de travail sont extrêmement importants si vous voulez mener des opérations de maintenance efficaces. Le fait de disposer de tous les détails pertinents d’un travail et d’une liste détaillée des équipements nécessaires en un seul endroit signifie que vous pouvez facilement trouver toutes les informations relatives à un produit particulier en consultant simplement le formulaire de bon de travail. Cela peut rationaliser les processus et rendre la vie beaucoup plus facile à l’équipe administrative qui est chargée de maintenir tous les travaux en ordre.
Avantages des formulaires en ligne
Quand devriez-vous utiliser un modèle de bon de travail?
Les équipes de maintenance les plus performantes utilisent des modèles de bons de travail chaque fois qu’une demande est soumise. Vous devriez prendre l’habitude d’utiliser un modèle de bon de travail chaque fois que vous recevez une demande de service ou d’entretien, car cela vous permettra de vous assurer que tous les travaux sont correctement documentés et que vous êtes entièrement couvert.
Que doit-on inclure dans un formulaire de bon de travail?
Un modèle de bon de travail doit contenir tout ce qui est nécessaire pour effectuer un travail. Il doit indiquer les étapes à suivre, la personne responsable, les outils nécessaires et le temps que cela prendra. Essentiellement, un modèle de bon de travail fournit une vue d’ensemble d’un projet.
Voici quelques-uns des détails qu’un modèle de bon de travail doit couvrir:
- Date et heure: Vous devez inclure l’heure et la date de création du bon de travail, ainsi que les délais d’exécution prévus et réels.
- Point de contact: Vous devez garder une trace de la personne qui a demandé l’émission du bon de travail.
- Description du travail: Elle contient des informations de base sur le projet, ainsi qu’une description de ce que le client veut faire.
- Étendue du travail: C’est ici que vous incluez des instructions plus détaillées sur le travail en vue de décomposer tous les éléments du travail à effectuer.
- Équipements utilisés: Vous devez noter tous les outils et équipements qui seront nécessaires pour le travail.
- Santé et sécurité: Il est important de prendre note de l’équipement et des procédures de santé et de sécurité nécessaires afin de vous assurer que vous respectez toutes les réglementations.
- Priorité: Une petite note pour souligner l’urgence d’un travail.
- Chef de projet: Vous devez préciser qui réalisera les travaux, s’il y aura des travailleurs extérieurs, des entrepreneurs, etc.
- Documents associés: Vous devez fournir tous les documents et ressources qui permettront au technicien de disposer de ce dont il a besoin pour réaliser efficacement le travail.
- Signature: Enfin, vous devez obtenir une signature d’approbation du chef de projet pour vous assurer que le travail peut être réalisé.
Outil de formulaire de bon de travail
Les formulaires de bon de travail sont une partie essentielle de nombreuses entreprises, y compris celles du secteur de la construction, de la conception, etc. Chez TurboFormZ, nous comprenons à quel point les formulaires de bon de travail sont essentiels pour les entreprises, mais aussi à quel point les formulaires papier traditionnels sont inefficaces.
C’est pourquoi nous avons créé une plateforme qui vous permet de créer des bons de travail numériques. Nos formulaires sont entièrement personnalisables et vous permettent de normaliser les données, rendant ainsi l’ensemble du processus beaucoup plus rationnel et efficace. Ils sont également facilement partageables.
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