Pourquoi les listes de vérification sont-elles importantes au travail?

Les listes de vérification sont des outils utiles pour améliorer l’efficacité, réduire les erreurs et augmenter la productivité. Elles sont largement utilisées sur le lieu de travail mais, malgré leurs avantages prouvés, elles sont rarement utilisées efficacement dans les entreprises. Cela s’explique par le fait que les responsables ne les mettent souvent pas en pratique correctement ou ne leur accordent pas suffisamment d’attention.

Selon une étude de Gallup, seuls 30 % des employés se considèrent comme très productifs au travail. Ces chiffres sont alarmants si l’on considère que les entreprises dépensent chaque année des milliards de dollars en programmes de formation et de développement pour améliorer les performances de leurs employés. 

La bonne nouvelle est que les listes de vérification peuvent aider les entreprises à atteindre des niveaux de productivité plus élevés. Ce sont des outils essentiels pour aider les employés à être plus performants et à faire les choses plus rapidement. Afin de maximiser leur efficacité, les entreprises doivent se concentrer sur trois aspects: créer des listes de vérification efficaces, assurer la conformité et fournir du feedback continu.

Qu’est-ce qu’une liste de vérification?

Les listes de vérification sont des listes d’éléments qui doivent être réalisés avant qu’autre chose puisse être complété. Elles sont souvent utilisées dans les processus d’entreprise pour s’assurer que tout est fait dans le bon ordre et que les délais des projets sont respectés.

Une liste de vérification est très utile lorsque vous réalisez des projets qui nécessitent plusieurs étapes. Qu’il s’agisse de la construction d’une maison, de la rédaction d’un rapport ou de la réparation d’une voiture, l’utilisation d’une liste de vérification permet de ne pas oublier une étape importante. 

Créer des listes de vérification personnalisées

Types de listes de vérification sur le lieu de travail 

Il existe différents types de listes de vérification conçues pour optimiser les opérations sur le lieu de travail. Vous trouverez ci-dessous des exemples de listes de vérification:

• Liste de vérification de productivité
• Liste de vérification administrative
• Liste de vérification de sécurité
• Liste de vérification de l’inspection de l’équipement
• Liste de tâches à accomplir
• Liste de vérification de formation
• Liste de vérification pour le dépannage
• Liste de vérification de santé
• Liste de vérification de la visite de l’étage
• Etc.

Une liste de vérification peut vous aider à garder une trace de tout ce que vous devez faire et à vous assurer que vous n’oubliez rien d’important, ce qui est particulièrement utile sur le lieu de travail.

Pourquoi les entreprises devraient-elles investir dans la technologie?

Pourquoi les listes de vérification sont-elles utiles sur le lieu de travail? 

Une liste de vérification peut être utilisée pour accroître l’efficacité et la productivité au travail. Les listes de vérification permettent de garder une trace des tâches ou des procédures afin qu’elles ne soient pas oubliées. Elles permettent également de s’assurer que les travailleurs suivent les mêmes étapes pour chaque tâche.

De plus, les listes de vérification vous aident à vous souvenir des choses et à éviter de faire des erreurs. Elles permettent également aux entreprises de gagner du temps et de l’argent. Leur utilisation réduit les erreurs lors de procédures complexes telles que l’installation d’un nouveau logiciel ou la réalisation d’une opération chirurgicale.

Quels sont les avantages d’utiliser des listes de vérification sur le lieu de travail?

Elles aident les employés à rester organisés

Une liste de vérification est un excellent outil pour gérer les projets de manière organisée. Elle est simple à utiliser et, si elle est utilisée correctement, elle peut être un outil précieux. Elle vous permet essentiellement d’organiser vos différentes tâches dans une liste de choses à faire facilement accessible. Tous les membres d’un bureau peuvent bénéficier de l’utilisation de cet outil à des fins différentes. 

Les systèmes de listes de vérification peuvent aider à nous concentrer sur les tâches importantes au lieu de nous souvenir de tout ce que nous devons accomplir. Une liste vous aide à vous souvenir de ce qui doit être fait afin de ne rien oublier d’important. Les listes de vérification vous motivent à agir et à terminer différentes choses. Aujourd’hui, alors que de plus en plus d’entreprises optent pour la numérisation, les listes de vérification ont fait leur entrée dans le monde virtuel. Elles sont donc plus dynamiques et plus faciles à utiliser que jamais.

Caractéristiques des listes de vérification numériques

 Elles renforcent la motivation

Saviez-vous que les gens sont plus susceptibles d’accomplir des tâches lorsqu’on leur donne des listes de vérification? Cela peut augmenter la productivité des employés, car ça les aide à se concentrer sur ce qui doit être fait plutôt que de se laisser entraîner par des distractions telles que l’envoi de courriels à des collègues ou la consultation des réseaux sociaux.

Les personnes qui utilisent des listes de vérification sur le lieu de travail sont plus motivées et moins stressées que celles qui ne le font pas. En effet, l’utilisation d’une liste de vérification permet de s’assurer que tout a été fait correctement et de réduire l’anxiété liée au fait d’avoir oublié quelque chose d’important. Si vous cherchez un moyen d’améliorer le moral de vos employés, l’utilisation de listes de vérification est un bon point de départ!

Elles aident les entreprises à respecter les règles de sécurité

Une inspection de la sécurité sur le lieu de travail est une procédure de routine utile pour identifier les risques potentiels au sein d’une organisation. Ces inspections consistent généralement à vérifier les processus et les équipements afin de s’assurer qu’ils sont conformes aux réglementations en vigueur. Cependant, les personnes chargées de l’inspection des lieux de travail négligent souvent des aspects importants, car elles sont habituées au processus d’inspection. 

Une liste de vérification de sécurité fournit l’orientation nécessaire pour éviter ce type d’oubli. Elle réduit la probabilité de dangers sur le lieu de travail et de pratiques de travail dangereuses. Les modèles de liste de vérification de sécurité permettent de s’assurer que chaque étape est couverte lors d’un audit. Ils favorisent également l’adhésion à des procédures spécifiques.

Elles facilitent la délégation

La création d’une liste de vérification standardisée permet aux responsables de déléguer plus facilement des tâches à leur équipe. Après tout, ils s’assurent que les procédures sont suivies de la bonne manière et que les travailleurs ne sont pas désorientés quant à la façon d’accomplir une tâche. 

Elles font gagner du temps aux entreprises

Si vous passez trop de temps à essayer de vous souvenir de ce qui doit être fait, vous n’arriverez à rien. En inscrivant chaque tâche dans une liste de vérification numérique personnalisée, vous pouvez facilement garder une trace de ce qui a été fait et de ce qui reste à faire. Les listes de vérification permettent aux entreprises de rationaliser les processus. 

Elles minimisent les erreurs

Il n’est pas rare que les employés aient du mal à se souvenir de tâches importantes et répétitives comme la mise à jour des coordonnées, l’envoi de courriels et la prise de notes. Cependant, selon le secteur d’activité de votre entreprise, une erreur peut être extrêmement coûteuse ou dommageable. Pour minimiser les erreurs sur le lieu de travail, des milliers d’entreprises se tournent vers les listes de vérification numériques.

Elles réduisent le stress 

Une liste de vérification est un moyen efficace de réduire le stress que ressentent de nombreux employés. Le fait de diviser les choses en tâches gérables permet aux employés de ne pas être submergés ou surchargés de travail. Les listes de vérification fournissent également aux individus les outils nécessaires pour gérer leur temps et mesurer leurs limites.

Créez des formulaires numériques avec TurboFormZ

Comment créer une liste de vérification pour le travail  

Voici quelques conseils à suivre pour créer une liste de vérification numérique de travail efficace:

• Déterminez ce qui doit être fait: Avant de penser à établir une liste de vérification, réfléchissez à ce que vous devez faire. Avez-vous l’intention de commencer un projet ou une tâche tout de suite? Êtes-vous simplement en train de réfléchir à des idées? Une fois que vous aurez déterminé le type de liste de vérification que vous souhaitez créer, il vous sera plus facile de décider quelles informations saisir.

• Créez des catégories et des sous-catégories: Une fois que vous avez déterminé ce qui doit figurer sur votre liste de vérification, divisez-la en catégories et sous-catégories. Vous pouvez classer les éléments en fonction du lieu, de la date, des tâches, etc.

• Rédigez chaque tâche: Rédigez maintenant chaque élément de la catégorie/sous-catégorie. Incluez tous les détails pertinents, du nom et des informations de contact aux dates d’échéance et aux mises à jour de statut. 

• Ajoutez des notes si nécessaire: Il est parfois utile d’ajouter des notes à une liste de vérification pour fournir des détails supplémentaires. 

• Utilisez un logiciel de liste de vérification: Un générateur de formulaires personnalisés comme TurboFormZ vous permet de personnaliser des formulaires, de créer et de partager des rapports, de configurer des notifications, ainsi que de surveiller les performances de vos listes de vérification à l’aide d’un seul outil.

• Mettez les listes de vérification à jour si nécessaire: Veillez à mettre régulièrement à jour les listes de vérification afin de les affiner et de vous assurer que vous n’oubliez aucune information importante. 

Comment intégrer une nouvelle technologie dans votre entreprise?

Le meilleur logiciel de liste de vérification 

Les listes de vérification aident les entreprises de toutes tailles et de tous secteurs à améliorer leur productivité et leur efficacité. Elles normalisent les procédures et fournissent aux employés des directives claires à suivre. TurboFormZ est votre meilleur allié lorsqu’il s’agit de créer des listes de vérification numériques personnalisées pour différents aspects de votre entreprise. Avec notre logiciel de listes de vérification, il n’y a pas de frais de programmation, vous ne payez que pour le nombre de formulaires dont vous avez besoin. 

Voici les principales caractéristiques de notre créateur de formulaires innovant: 

• Plusieurs types de champs disponibles avec validation
• Modifiez les questions ou les champs obligatoires aussi souvent que vous le souhaitez.
• Créez des formulaires et des questionnaires en anglais et en français
• Adaptez l’apparence des formulaires à votre image (inclure un logo, une numérotation, des signatures).
• Travaillez ou consultez vos formulaires sur un ordinateur, une tablette ou un téléphone portable
• Visualisez les rapports sur les formulaires remplis en temps réel
• Exportez les données des formulaires vers Excel ou PDF
• Programmez l’ouverture automatique d’un formulaire à une heure précise
• Programmez des questions ou des champs obligatoires
• Envoyez des documents et des notifications automatiques par courriel
• Créez des formulaires pour certifier la conformité de votre entreprise à certaines obligations de votre industrie (CNESST, normes du travail, impôts, COVID, etc.)
• Intégrez un formulaire dans votre gestionnaire de temps et de projets Mobile Punch

TurboFormsZ est une alternative écologique aux anciennes listes de vérification papier, car tout est créé et stocké en ligne. De cette façon, vous pouvez vous assurer que vos données sont normalisées.

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